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Geschäftsordnung des Vorstandes

§1 – Vorstand

(1) Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den gesetzlichen Vorschriften, der aktuellen Satzung, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen und Mitgliedern der Partei zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.
(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Kann ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben nicht nachkommen, so bestimmt es einen Vertreter. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet. 

§2 – Aufgaben der Vorstandsmitglieder

(1) “’Peter Grossrau, Vorsitzender“‘: Dem Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination des Vorstands und der Vorstandssitzungen. Er beruft die Vorstandssitzungen ein und koordiniert die Aufgabenverteilung der Vorstandsmitglieder. Er ist verantwortlich für die Vorbereitung der Kreisparteitage und vertritt den Kreisverband nach außen. Außerdem obliegt ihm die Koordination der Pressearbeit und die Kommunikation mit dem Bezirksverband.
(2) “Daniel Rauh‘, Stellvertretender Vorsitzender“‘: Der stellvertretende Vorsitzende unterstützt den Vorsitzenden in gleichberechtigter Weise bei seinen Aufgaben. Er kümmert sich um die Organisation der Stammtische im Landkreis Kronach und um die Organisation der Programmarbeit im Vorfeld der Kreisparteitage. Außerdem ist er Ansprechpartner für Anliegen der Mitglieder.
(3) “’Stefan Bassing, Schatzmeister“‘: Der Schatzmeister führt schriftliche Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung  über alle Vorgänge, die die Finanzen des Kreisverbands betreffen. Er ist allein berechtigt, Spenden für den Kreisverband anzunehmen. Er ist außerdem für die Beschaffung über den Zentraleinkauf verantwortlich.

§3 – Vorstandssitzungen

(1) Der Vorsitzende lädt die Vorstandsmitglieder mit einer Frist von 7 Tagen persönlich per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung und des Tagungsortes zu den Vorstandssitzungen ein. Bei außerordentlichen Anlässen kann die Einberufung auch kurzfristiger erfolgen. 
(2) Vorstandssitzungen finden persönlich oder fernmündlich statt. Die Vorstandssitzungen werden von einem Vorstandsmitglied geleitet, die Wahl des Sitzungsleiters findet am Anfang der Sitzung statt.

§4 – Aufgabenverteilung

(1) Die Aufgabenverteilung im Vorstand kann durch den Vorstand frei vergeben werden.
(2) Bei im laufenden Jahr frei werdenden Positionen übernimmt ein anderes Vorstandsmitglied die Aufgaben des ausgefallenen Mitglieds.
(3) Der Vorstand kann einzelne Aufgaben (z.B. Verwaltung des Webauftritts, Durchführung von Infoständen) an Mitglieder des Kreisverbandes verantwortlich delegieren.

§5 – Öffentlichkeit und deren Ausschluss

(1) Piraten dürfen an den öffentlichen Sitzungen des Kreisvorstandes teilnehmen. Ein Rederecht erhalten sie nur durch Aufforderung des Sitzungsleiters.
(2) Auf Antrag eines Vorstandsmitglieds und Beschluss des Vorstands kann ein Teil der Sitzung nichtöffentlich abgehalten werden. Dieser Antrag muss begründet werden und soll nur in Ausnahmefällen angenommen werden.
(3) Gäste, die die Vorstandssitzung stören, können aus der Vorstandssitzung ausgeschlossen werden.

§6 – Anträge

(1) Anträge an den Vorstand können von jedem gestellt werden.
(2) Anträge an den Vorstand können eingereicht werden durch
  • E-Mail an den Vorstand
  • persönlich oder in Beauftragung zu Beginn der Vorstandssitzung.
  • Eintragung im Piratenwiki an geeigneter Stelle.
(3) Jeder Antrag bedarf eines Antragstellers und eines vollständigen endgültigen Antragstextes.
(4) Jeder an den Vorstand gestellte Antrag wird behandelt oder vertagt. Vertagte Anträge brauchen nicht erneut gestellt zu werden und werden in die nächste Tagesordnung übernommen.

§7 – Beschlüsse

(1) Beschlüsse im Vorstand werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Änderungen an der Geschäftsordnung, sowie Abstimmungen im Umlaufverfahren erfordern eine absolute Mehrheit. Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Vorstands des Kreisverbandes Kronach.
(2) Beschlüsse können auf einer Sitzung in offener – oder auf Wunsch eines Vorstandsmitgliedes – in geheimer Abstimmung oder im Umlaufbeschluss auf elektronischem Wege getroffen werden und sind im Protokoll (§8) öffentlich zu machen.
(3) Umlaufbeschlüsse werden per E-Mail mit Link zu der betreffenden Wiki-Seite vom Vorsitzenden angekündigt und dann von den Vorständen per E-Mail abgestimmt. Die Abstimmung endet, wenn das Ergebnis feststeht. Steht bis zur nächsten Vorstandssitzung das Ergebnis nicht fest, endet das Umlaufverfahren und über den Antrag wird in der Vorstandssitzung entschieden. 

§8 – Protokolle

(1) Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll muss Ort, Zeit, Teilnehmer, Anträge, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse enthalten. Es kann zusätzlich Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes wiedergeben. Das Protokoll wird gültig, wenn es per Vorstandsbeschluss angenommen worden ist.
(2) Zu Beginn der Sitzung wird durch den Leiter der Sitzung ein Protokollführer aus den Reihen der Anwesenden bestimmt.
(3) Das Protokoll wird dem gesamten Vorstand durch den Protokollführer innerhalb einer Woche nach der Vorstandssitzung zur Prüfung zugestellt. 
(4) Über die Genehmigung des Protokolls ist spätestens zu Beginn der nächsten Vorstandssitzung abzustimmen. Nach Genehmigung ist das Protokoll mindestens vom Protokollführer und dem jeweiligen Leiter der Sitzung zu unterzeichnen. 
(5) Nach Annahme ist das Protokoll in Papierform zu archivieren. 

§9 – Finanzielle Regelungen ==

(1) Ausgaben bis 50€, die keine laufenden Kosten verursachen, darf jedes Vorstandsmitglied eigenständig tätigen. 
(2) Für Ausgaben zwischen 50€ und 250€ ist mindestens ein Umlaufbeschluss nötig. 
(3) Ausgaben über 250€ können nur auf einer Vorstandssitzung – real oder fernmündlich – beschlossen werden. 
(4) Ausgaben müssen dem Schatzmeister unmittelbar und unverzüglich mitgeteilt werden. Belege sind spätestens zur nächsten Vorstandssitzung vorzulegen.
(5) Auslagen werden nur nach Vorlage von Belegen erstattet.
(6) An den Bezirksverband weitergereichte Belege sind in Kopie aufzubewahren.

§10 – Mitgliederdaten

(1) Zugriff auf die Mitgliederdaten hat primär der Schatzmeister und der Vorsitzender zur Erfüllung seiner Aufgaben. 
(2) Durch Beschluss des Vorstands erhalten weitere Mitglieder des Vorstands Zugriff auf die Mitgliederdaten, soweit deren Tätigkeit dies erfordert. Dazu ist nach Vorgabe des zuständigen Datenschutzbeauftragten die Abgabe einer Datenschutzerklärung notwendig. Jeder, der Zugang zu den Mitgliederdaten hat, muss diese nach bestem Wissen und Gewissen schützen. Dies umfasst, dass Mitgliederdaten niemals unverschlüsselt gespeichert oder übertragen werden dürfen.
(3) Mitgliederdaten dürfen nicht an Dritte weitergeben werden. Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich und vollständig zu löschen.

§11 – Kommunikation

(1) Die Postanschrift ist die des 1. Vorsitzenden
(2) E-Mails, Briefe, Verträge und sonstige Kommunikation mit dem Vorstand sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln, wenn nichts anderes vereinbart ist.
(3) Für jedes Mitglied des Vorstands wird eine namensbezogene E-Mailadresse „<vorname>.<nachname>@piraten-kronach.de“ bei der Bayern-IT beantragt.
(4) Die Adresse „vorstand@piraten-kronach.de“ wird vom Vorsitzenden verwaltet. E-Mails an diese Adresse werden automatisch an alle Mitglieder des Vorstands zur Kenntnis weitergeleitet. Die Reaktion auf eingehende E-Mails erfolgt vom Vorsitzenden oder wird von diesem delegiert.

§12 – Dokumentation und Archivierung

(1) Um die Arbeit des Vorstandes im Bedarfsfall zweifelsfrei nachvollziehbar zu machen, und um die Entwicklung des Kreisverbands für die Nachwelt zu dokumentieren, werden mindestens die Protokolle der Vorstandssitzungen und Kreisparteitage, die Aufzeichnungen des Schatzmeisters, die Berichte der Kassenprüfer und alle nach Gesetz oder Satzung zu dokumentierenden Vorgänge in Papierform archiviert.
(2) Bis zur Einrichtung einer Kreisgeschäftsstelle wird das Archiv vom Vorsitzenden aufbewahrt. Sobald ein neuer Vorsitzender das Amt übernimmt, sei es kommisarisch oder durch Wahl, ist ihm unverzüglich das Archiv zu übergeben.
(3) Alle archivierten Dokumente, bei denen keine wichtigen Gründe entgegenstehen (z.B. Datenschutz), sind an geeigneter Stelle im Wiki zu veröffentlichen. Im Zweifel entscheidet der Vorstand.

§13 – Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung wurde vom Vorstand auf seiner ersten Sitzung am 02.12.2015 beschlossen und in Kraft gesetzt. Sie ersetzt die Geschäftsordnung, die am 08.11.2014 vom damaligen Vorstand beschlossen wurde.

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