Die nachstehende Geschäftsordnung war die Handlungsbasis des ersten Vorstandes des Kreisverbandes Kronach. Sie wurde ersetzt durch die aktuell gültige Geschäftsordnung und dient lediglich der Archivierung.
§1 – Vorstand
(1) Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den gesetzlichen Vorschriften, der aktuellen Satzung, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen und Mitgliedern der Partei zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.
(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Kann ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben nicht nachkommen, so bestimmt es einen Vertreter. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet.
(3) Jedes Vorstandsmitglied fertigt über seine Tätigkeiten in seiner Amtszeit einen schriftlichen (im Umfang angemessenen) Bericht zur Veröffentlichung auf dem Kreisparteitag an. Der Bericht soll online geführt werden und von allen Mitgliedern einsehbar sein.
§2 – Aufgaben der Vorstandsmitglieder
1. Peter Gossrau, Vorsitzender: Dem Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination des Vorstands und der Vorstandssitzungen. Er beruft die Vorstandssitzungen ein und koordiniert die Aufgabenverteilung der Vorstandsmitglieder. Er ist verantwortlich für die Vorbereitung der Kreisparteitage und vertritt den Kreisverband nach außen. Außerdem obliegt ihm die Koordination der Pressearbeit und die Kommunikation mit dem Bezirksverband.
2. Uwe Müller, Stellvertretender Vorsitzender: Der stellvertretende Vorsitzende unterstützt den Vorsitzenden in gleichberechtigter Weise bei seinen Aufgaben. Er kümmert sich um die Organisation der Stammtische im Landkreis Kronach und um die Organisation der Programmarbeit im Vorfeld der Kreisparteitage. Außerdem ist er Ansprechpartner für Anliegen der Mitglieder.
3. Daniel Rauh, Schatzmeister: Der Schatzmeister führt schriftliche Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung über alle Vorgänge, die die Finanzen des Kreisverbands betreffen. Er ist allein berechtigt, Spenden für den Kreisverband anzunehmen. Der Kreisverband Kronach führt gemäß allgemeiner Kreisverbandssatzung keine eigene Kasse. Die Kontoführung verbleibt beim Bezirksverband Oberfranken. Der Schatzmeister ist daher für die Kommunikation und enge Zusammenarbeitarbeit mit dem Schatzmeister des Bezirksverbands Oberfranken verantwortlich. Er ist außerdem für die Beschaffung über den Zentraleinkauf verantwortlich.
4. Marcel Brozek, Politischer Geschäftsführer: Er pflegt die Beziehungen zu anderen Kreisverbänden und ist für die Bündnisarbeit zuständig.
5. Stefan Bassing, Generalsekretär: Der Generalsekretär führt das Mitgliederverzeichnis, ist für die Kommunikation mit den Mitgliedern verantwortlich und ist für die Organisation von Aufstellungsversammlungen verantwortlich. Er ist für die Aufnahme von neuen Mitgliedern zuständig und repräsentiert die Partei nach innen. Er ist außerdem verantwortlich für alle IT-Angelegenheiten des Kreisverbandes und für die Webseite, den Bereich des Kreisverbandes im Piratenwiki und andere Kommunikationskanäle des Kreisverbandes.
§2a – Delegierte Aufgaben
(1) Durch Beschluss des Vorstandes wird ein Mitglied des KV Kronach zum/zur Infostandverantwortlichen berufen. Seine Aufgaben sind
- die Koordination von Einsatz, Instandhaltung des Infostandmobiliars,
- Aufstellung eines Inventars des Infostandes und Überprüfung der Vollzähligkeit nach jedem Einsatz
- die Beschaffung von Auslegeware und Werbematerialien; hierfür wird ihr/ihm mit gesondertem Beschluss ein eigenes Budget übertragen.
- Sie/Er ist befugt, mit Beschluss eines anderen Vorstandsmitglieds nach Absprache mit den Mitgliedern Infostände im Landkreis Kronach einen Infostand im Namen des Kreisverband Kronach anzumelden oder dies weiterzudelegieren. Die anfallenden Gebühren übernimmt der Kreisverband.
§3 – Vorstandssitzungen
(1) Der Vorsitzende lädt die Vorstandsmitglieder mit einer Frist von 7 Tagen persönlich per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung und des Tagungsortes zu den Vorstandssitzungen ein. Bei außerordentlichen Anlässen kann die Einberufung auch kurzfristiger erfolgen.
(2) Vorstandssitzungen finden persönlich oder fernmündlich statt. Die Vorstandssitzungen werden von einem Vorstandsmitglied geleitet, die Wahl des Sitzungsleiters findet am Anfang der Sitzung statt.
(3) Vorstandssitzungen werden im Wiki an geeigneter Stelle mit Zeit, Ort und Tagesordnung angekündigt und dokumentiert.
§4 – Aufgabenverteilung
(1) Die Aufgabenverteilung im Vorstand kann durch den Vorstand frei vergeben werden.
(2) Bei im laufenden Jahr frei werdenden Positionen übernimmt ein anderes Vorstandsmitglied die Aufgaben des ausgefallenen Mitglieds.
(3) Der Vorstand kann einzelne Aufgaben (z.B. Verwaltung des Webauftritts, Durchführung von Infoständen) an Mitglieder des Kreisverbandes verantwortlich delegieren.
§5 – Öffentlichkeit und deren Ausschluss
(1) Piraten dürfen an den öffentlichen Sitzungen des Kreisvorstandes teilnehmen. Ein Rederecht erhalten sie nur durch Aufforderung des Sitzungsleiters.
(2) Auf Antrag eines Vorstandsmitglieds und Beschluss des Vorstands kann ein Teil der Sitzung nichtöffentlich abgehalten werden. Dieser Antrag muss begründet werden und soll nur in Ausnahmefällen angenommen werden.
(3) Gäste, die die Vorstandssitzung stören, können aus der Vorstandssitzung ausgeschlossen werden.
§6 – Anträge
(1) Anträge an den Vorstand können von jedem gestellt werden.
(2) Anträge an den Vorstand können eingereicht werden durch
- E-Mail an den Vorstand oder
- persönlich oder in Beauftragung zu Beginn der Vorstandssitzung.
- Eintragung im Piratenwiki an geeigneter Stelle.
(3) Jeder Antrag bedarf eines Antragstellers und eines vollständigen endgültigen Antragstextes.
(4) Jeder an den Vorstand gestellte Antrag wird behandelt oder vertagt. Vertagte Anträge brauchen nicht erneut gestellt zu werden und werden in die nächste Tagesordnung übernommen.
(5) Anträge sollen spätestens 14 Tage nach Antragstellung behandelt werden.
§7 – Beschlüsse
1) Beschlüsse im Vorstand werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Änderungen an der Geschäftsordnung, sowie Abstimmungen im Umlaufverfahren erfordern eine absolute Mehrheit. Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Vorstands des Kreisverbandes Kronach.
(2) Beschlüsse können auf einer Sitzung in offener – oder auf Wunsch eines Vorstandsmitgliedes – in geheimer Abstimmung oder im Umlaufbeschluss auf elektronischem Wege getroffen werden und sind im Protokoll (§8) öffentlich zu machen.
(3) Umlaufbeschlüsse werden per E-Mail mit Link zu der betreffenden Wiki-Seite vom Vorsitzenden angekündigt und dann von den Vorständen per E-Mail abgestimmt. Die Abstimmung endet, wenn das Ergebnis feststeht. Steht bis zur nächsten Vorstandssitzung das Ergebnis nicht fest, endet das Umlaufverfahren und über den Antrag wird in der Vorstandssitzung entschieden.
§8 – Protokolle
(1) Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll muss Ort, Zeit, Teilnehmer, Anträge, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse enthalten. Es kann zusätzlich Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes wiedergeben. Das Protokoll wird gültig, wenn es per Vorstandsbeschluss angenommen worden ist.
(2) Zu Beginn der Sitzung wird durch den Leiter der Sitzung ein Protokollführer aus den Reihen der Anwesenden bestimmt.
(3) Das Protokoll wird dem gesamten Vorstand durch den Protokollführer innerhalb einer Woche nach der Vorstandssitzung zur Prüfung zugestellt.
(4) Über die Genehmigung des Protokolls ist spätestens zu Beginn der nächsten Vorstandssitzung abzustimmen. Nach Genehmigung ist das Protokoll mindestens vom Protokollführer und dem jeweiligen Leiter der Sitzung zu unterzeichnen.
(5) Nach Annahme ist das Protokoll in Papierform zu archivieren. Eine Abschrift ist im Wiki an geeigneter Stelle zu erstellen und bei der jeweiligen Vorstandssitzung zu verlinken.
§9 – Finanzielle Regelungen
(1) Jedes Vorstandsmitglied kann Rechtsgeschäfte im Wert bis einschließlich 5,00 € (max. 25,00 € im Monat), der Schatzmeister im Wert bis einschließlich 50,00 € (max. 250,00 € im Monat) soweit es der Haushaltsplan zulässt, selbstständig tätigen.
(2) Für Ausgaben zwischen 50,00 € und 200,00 € ist mindestens ein Umlaufbeschluss nötig.
(3) Ausgaben über 200 € können nur auf einer Vorstandssitzung – real oder fernmündlich – beschlossen werden.
(4) Ausgaben müssen dem Schatzmeister unmittelbar und unverzüglich in Schriftform mitgeteilt werden. Belege sind spätestens zur nächsten Vorstandssitzung vorzulegen.
(5) Auslagen werden nur nach Vorlage von Belegen erstattet.
(6) An den Bezirksverband weitergeleitete Belege sind in Kopie aufzubewahren.
§10 – Mitgliederdaten
(1) Zugriff auf die Mitgliederdaten hat primär der Generalsekretär und der Schatzmeister zur Erfüllung seiner Aufgaben.
(2) Durch Beschluss des Vorstands erhalten weitere Mitglieder des Vorstands Zugriff auf die Mitgliederdaten, soweit deren Tätigkeit dies erfordert. Dazu ist nach Vorgabe des zuständigen Datenschutzbeauftragten die Abgabe einer Datenschutzerklärung notwendig. Jeder, der Zugang zu den Mitgliederdaten hat, muss diese nach bestem Wissen und Gewissen schützen. Dies umfasst, dass Mitgliederdaten niemals unverschlüsselt gespeichert oder übertragen werden dürfen.
(3) Mitgliederdaten dürfen nicht an Dritte weitergeben werden. Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich und vollständig zu löschen.
§11 – Kommunikation
(1) Der Vorstand unterhält ein Postfach in Kronach. Dieses wird bei der Deutschen Post auf die Hausanschrift eines vom Vorstand per Beschluss zu bestimmenden Verantwortlichen für das Postfach beantragt. Die Kosten für das Postfach werden aus Mitteln des Kreisverbandes bestritten.
(2) Für das Postfach werden genau zwei Schlüssel beantragt. Einen behält der Verantwortliche für das Postfach zur regelmäßigen Leerung, der andere wird von einem durch Beschluss des Vorstands bestimmten Vorstandsmitglied aufbewahrt.
(3) Der Verantwortliche für das Postfach leert dieses mindestens zweimal pro Woche. Er informiert den Vorstand über eingegangene Post und leitet diese bei Bedarf nach Absprache weiter.
(4) Gibt der Verantwortliche für das Postfach seine Aufgabe ab oder beendet er seine Mitgliedschaft in der Piratenpartei Deutschland, wird schnellstmöglich ein neuer per Vorstandsbeschluss bestimmt. Der Schlüssel ist in der Zwischenzeit an den Vorsitzenden zu übergeben. Die Änderung ist der Deutschen Post formlos unverzüglich durch den Vorstand bekannt zu geben.
(5) E-Mails, Briefe, Verträge und sonstige Kommunikation mit dem Vorstand sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln, wenn nichts anderes vereinbart ist.
(6) Für jedes Mitglied des Vorstands wird eine namensbezogene E-Mailadresse „<vorname>.<nachname>@piraten-kronach.de“ bei der Bayern-IT beantragt.
(7) Die Adresse „vorstand@piraten-kronach.de“ wird vom Vorsitzenden verwaltet. E-Mails an diese Adresse werden automatisch an alle Mitglieder des Vorstands zur Kenntnis weitergeleitet. Die Reaktion auf eingehende E-Mails erfolgt vom Vorsitzenden oder wird von diesem delegiert.
§12 – Dokumentation und Archivierung
(1) Um die Arbeit des Vorstandes im Bedarfsfall zweifelsfrei nachvollziehbar zu machen, und um die Entwicklung des Kreisverbands für die Nachwelt zu dokumentieren, werden mindestens die Protokolle der Vorstandssitzungen und Kreisparteitage, die Aufzeichnungen des Schatzmeisters, die Berichte der Kassenprüfer und alle nach Gesetz oder Satzung zu dokumentierenden Vorgänge in Papierform archiviert.
(2) Bis zur Einrichtung einer Kreisgeschäftsstelle wird das Archiv vom Vorsitzenden aufbewahrt. Sobald ein neuer Vorsitzender das Amt übernimmt, sei es kommisarisch oder durch Wahl, ist ihm unverzüglich das Archiv zu übergeben.
(3) Alle archivierten Dokumente, bei denen keine wichtigen Gründe entgegenstehen (z.B. Datenschutz), sind an geeigneter Stelle im Wiki zu veröffentlichen. Im Zweifel entscheidet der Vorstand.
§13 – Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung wurde vom Vorstand auf seiner ersten Sitzung am 08.10.2012 in Kraft gesetzt und am 18.03.2013 durch Vorstandsbeschluss abgeändert (§ 9).
